Výstup z workshopu 2. 10. 2026 (Hanka, Martin, Káťa, Čeňka). Kam firma míří, jak funguje teď, jak by mohla fungovat do budoucna a kde mohou pomoct technologie.
Východiska
Kam firma míří
Jak firma vznikla a kudy se vyvíjelaMezera na trhu, spojení dvou odborností, pivot od aplikace ke komplexní implementaci
- Začátek byla příležitost: mezera na trhu pro AI ve stavebnictví, kterou vyplnila Martinova odbornost v oboru a Hančina rychlá zkušenost s AI. Poptávku si ověřili brainstormingem s projektanty a architekty.
- Přednáška v rámci Měsíce AI loni v říjnu přilákala kolem 40 lidí a vedla ke spolupráci s firmou, pro kterou dnes běží roční akademie. Na další rok je potenciál navazujícího vzdělávání.
- Původní plán byla jedna aplikace pro práci s normami, došlo se až k proof of concept a k nacenění. Projekt je zaparkovaný, protože AI se vyvíjí rychle a část toho může přijít sama. Místo aplikace přibyl pohled na celou implementaci, ne jen na školení.
- Vzdělávání samo se podle Hanky finančně zatím nevyplácí, firma ve formě s.r.o. má působit stabilněji než dva jednotlivci vedle sebe.
Co pro vás znamená „prodejná firma“Čtyři atributy z workshopu a co z nich plyne pro procesy
- Procesy
- Nejdou jednoduše zkopírovat. Je tu metodika, koncept a strategie služby.
- Klienti
- Klientská základna, která stojí za to, s trvalým plánem a kontinuitou. Ne „odškolím a už vás neuvidím“.
- Lidé
- Navázaní lektoři a kolegové s velkou přidanou hodnotou ve stavebním segmentu. Největší výzva je sehnat lektory s potřebnými zkušenostmi.
- Hodnota
- Firma má růst nejen cashflow, ale i hodnotou. Čísla (model, rentabilita, hodnota) jsou zatím mezera.
Růst: jak a jakou cestouKvalita před objemem, varianty nabídky, co se zatím nepotvrdilo
- Růst má být tak, aby byli všichni dobře ohodnocení (lidé v týmu, lektoři i partneři) a značka nebyla „levná“.
- Akademie má devět modulů za rok, u menších firem se do jednoho běhu vejde zhruba 12 lidí.
- Standardní vstup je nabídka analýzy příležitostí, z ní vzniká roadmapa a teprve pak konkrétní moduly. Část firem chce jen školení a bez analýzy jdou rovnou do něj.
- Nepotvrdilo se: workshopy jako cesta do akademie (konverze téměř nulová), online akademie byla zrušena a marketing byl před prázdninami zastaven. Cesta klienta se přehodnocuje.
Oblasti a kdo je drží
Matice ukazuje, kdo se které oblasti dnes věnuje a co z toho chce zachovat, předat nebo převzít. Klikni na jméno nebo oblast, otevře se detail.
| Oblast | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ✅ | ||||||
| ✅ | ✅ | |||||
| 🤝 | 🤝 | 🤝 | ✅ | |||
| 📤 | 📤 | 🙋 | ⏳ | |||
| ✅ | ||||||
| ✅ | ✅ | |||||
| 🙋 | 🙋 | 🤝 | ||||
| ✅ | ⏳ | |||||
| ⏳ | ⏳ | |||||
| 📤 | 🙋 | 🤝 | ||||
| 🙋 | ||||||
| 📤 | ⏳ | ⏳ |
Zásady, na kterých jste se shodli
Procesní mapa – value chain
Datová základna
Automatizace potřebuje, aby data o klientovi byla na jednom předem známém místě. Dnes jsou rozptýlená v e-mailech, kalendářích, WhatsAppu, na Google Disku a v hlavách Hanky a Martina.
Navrhuji založit evidenci klientů a dalších oblastí, do které se zapisují strukturované (tabulkové) informace i dokumenty, obrázky, záznamy a vše související. Jedna informace je v systému pouze jednou, mohu se na ni ale z více různých míst odkazovat.
Evidence nemusí „sídlit“ pouze v jedné aplikaci – je možné kombinovat více různých úložišť, které budou mít jasně vymezené role a pravomoci.
Typy informací, se kterými pracujeme
Návrh oblastí a informací, které firma eviduje. Nejde o databázové tabulky, ale o přehled toho, s čím vůbec pracujeme. Jedna informace je uložená jednou a odkazuje se na ni z více míst.
Lidé a organizaceFirmy, osoby a jejich vztahy
- Firma
- Klient, dodavatel, partner, škola. Typ je vlastnost, ne zvláštní druh informace.
- Osoba
- Kontaktní osoba, účastník, lektor, externista.
- Role osoby
- Objednatel, účastník školení, kontakt, lektor, externista, zástupce dodavatele. Vždy ve vztahu k firmě nebo zakázce.
- Komunikace
- E-maily, schůzky, hovory a zprávy, které zakládají práci.
Obchod a spolupráceOd prvního kontaktu po smlouvu
- Příležitost
- První kontakt, research firmy, stav.
- Nabídka
- Nabídka analýzy nebo školení, verze a stav.
- Spolupráce
- Analýza, akademie, jednorázové školení nebo implementace u konkrétního klienta.
- Objednávka
- Smlouva
- S klientem, lektorem nebo externistou, stav podpisu, storno.
- Obchodní podmínky
- Aktuální a dřívější verze.
Analýza a roadmapaCo se zjistí a doporučí
- Analýza
- Workshop, datum, účastníci, přepis a podklady.
- Proces k automatizaci
- Výstup analýzy, náročnost a přínos.
- Roadmapa
- Verze a předání klientovi.
- Doporučení
Vzdělávací obsahCo učíme a z čeho to čerpáme
- Modul
- Téma
- Modul obsahuje témata, téma může být ve více modulech.
- Materiál
- Rámcová prezentace a školicí materiály, varianty podle prostředí klienta.
- Znalost
- Metodika, příklady, články znalostní báze.
- Use case
- Case study
- Anonymizovaná, se souhlasem klienta s publikací.
- Zdroje a nástroje z researche
Realizace školeníOd akademie po výstup
- Akademie
- Běh pro konkrétního klienta a pořadí modulů.
- Školení
- Odškolený modul: modul, termín, lektor.
- Termín a slot
- Nabídnutý, držený, potvrzený, uvolněný.
- Účast
- Kdo se zúčastnil, docházka.
- Lektorský brief
- Záznam a přepis
- Výstup ze setkání
- Zpracované setkání v klientském prostoru.
Zpětná vazba a rozvoj obsahuZ dat do úprav modulů
- Zpětná vazba účastníka
- Report lektora
- Signál
- Zajímavé zjištění z reportu: námět na use case nebo téma, problém v modulu.
- Návrh úpravy modulu
- Čeká na schválení garanta.
- Kontrola aktuálnosti modulu
- Kdy proběhla a s jakým výsledkem.
Lektoři a externistéKdo školí a kdo pomáhá
- Profil lektora
- Moduly, prostředí, region, ochota cestovat.
- Kapacita a dostupnost
- Nábor
- Kandidáti, spolupráce se školami.
- Komunita lektorů
- Setkání a newsletter.
Finance a administrativaPapírování a podklady pro finanční řízení
- Faktura vydaná
- Faktura přijatá
- Splatnost, stav, QR platba.
- Platba
- Doklad a výdaj
- Dodavatel, částka, DPH, období, měna, tuzemský nebo zahraniční.
- Služby a předplatné
- Zdroje dokladů a očekávaní dodavatelé.
- Cestovní příkaz a vyúčtování cesty
- Docházka dohodáře a mzdový podklad
- Měsíční balík pro účetní
Řízení a marketingJak firma běží a jak se o ní ví
- Úkol
- Řešitel, termín, klient, zdroj.
- Porada
- Přepis a z něj vzniklé úkoly.
- Pravidla kalendáře
- Typy bloků a bookovatelné sloty.
- Webinář a kontakty z něj
- Obsah a publikace
- Články a příspěvky, stav, zdroj ve znalostech.
- Podklady pro finanční řízení
- Zatím jen místo pro budoucí model.
Prostředky práceČím tvoříme a pracujeme
- Kód
- Zdrojový kód nabídek a dalších výstupů, automatizací a pomocných skriptů, včetně historie verzí.
- Skill
- AI skill: účel, verze, vlastník, správa a verzování.
PrůřezovéPlatí pro všechny oblasti
- Dokument a příloha
- Soubor, obrázek, záznam. Uložený jednou, odkazovaný z více míst.
- Štítek
- Poznámka
- Historie změn
Navržená role úložišť
Evidence nesídlí v jedné aplikaci. Každé úložiště má jasnou roli a Notion je propojuje.
| Úložiště | Role | Co tam patří |
|---|---|---|
| Notion | Hlavní evidence a znalosti | Databáze (firmy, osoby, spolupráce, termíny, úkoly, faktury a další) a znalostní báze. Všechno ostatní se do Notionu nalinkuje, takže je to jediný vstupní bod k informacím. |
| Google Disk | Dokumenty | Smlouvy, prezentace, přepisy, doklady, obrázky a záznamy. Zůstává tak, jak je, jen se na soubory odkazuje z Notionu. |
| GitHub | Vše kolem kódu | Zdrojový kód nabídek a dalších výstupů, automatizací a skriptů, správa a verzování skillů, historie změn. |
Práce nad Notionem se vždy dělá přes AI, ne ručním doklikáváním. AI zapisuje a vyhledává, člověk potvrzuje tam, kde je potřeba. Evidence tak nestojí na tom, že si lidé zvyknou do nástroje zapisovat.
Nástroje, které dnes používáte
| Nástroj | K čemu dnes | Poznámka |
|---|---|---|
| Google Workspace | Disk, kalendáře, Gmail, chat | Dva kalendáře se přepínají, Káťa nevidí dostupnost ostatních. |
| Microsoft Teams | Online školení a meetingy | Kalendář Teams se nepropisuje do Google. |
| Komunikace v týmu a s lektory | Zprávy zakládající práci se ztrácejí. | |
| Simple Shop + GoPay | Prodej a fakturace webinářů | Faktury fungují automaticky, zakládání webinářů se kliká. Otevřené změně. |
| Web (externí vývojář) | Prezentace firmy, články, nabídky pod heslem | Ověřit možnosti s vývojářem (viz otevřená témata). |
| Canva | Vizuály a prezentace | Personalizace prezentací se dnes dělá ručně. |
| Ecomail | Mailing | Rozesílky ručně, kolem 80 firemních kontaktů z webinářů. |
| Pohoda | Účetnictví vede externí účetní | Podklady připravuje Martin. |
| ChatGPT, Claude, Gemini | Firemní účty, Martinovy sdílené skilly | ChatGPT se měnit nebude, přechod na Claude by byl možný. |
| Notion | Zkoušeno pro úkoly | Neujal se, hlavně kvůli chybějícímu zvyku. |
| Fireflies | Zvažovaný nástroj na přepisy | Zatím nenasazeno. |
Procesy k automatizaci
Osmnáct procesů vytažených z červených a oranžových uzlů mapy a z podpůrných procesů, seřazených podle poměru náročnosti a přínosu.
Doporučený postup
Nejdřív datová základna. Většina procesů čte data o klientovi, lektorech, termínech nebo penězích a zapisuje je zpět. Dokud nejsou na jednom místě a naplněná, nemá se čím automatizace krmit. Proto začínáme základem, ne tím, co je vidět, a teprve nad ním stavíme jednotlivé procesy.
Datová základna
Rozhodnout o rolích úložišť (Notion, Google Disk, GitHub) a pravidlech komunikačních kanálů a kalendáře. Postavit datový model a dostat do něj stávající data z e-mailů, kalendářů, WhatsAppu, Google Disku i z hlav Hanky a Martina. Práce nad Notionem se od začátku dělá přes AI. Do evidence patří i evidence klienta a předání Káťě.
Nízká náročnost, velký přínos
Úkoly z porad do sdíleného systému, klientský prostor po školení a signál k obnově spolupráce. Jsou to procesy, které se staví rychle a přímo odlehčují Martinovi.
Střední náročnost, velký přínos
Obsazení lektorů a termíny školení, papírování pro účetní (faktury, cesty, mzdy), zpětná vazba a reporty lektorů a lektorský brief. Stavějí se nad naplněnou evidencí.
Nízká náročnost, střední přínos
Termín analýzy a pozvánky, nabídky a roadmapy, newsletter a komunita lektorů.
Zbytek
Fakturace za moduly, research, recyklace obsahu, smlouvy ze vzoru, změny účastníků, webináře a případně klientský portál. Recyklace obsahu a webináře začínají až po rozhodnutí o marketingové strategii. Portál doporučuji odložit.
Otevřená témata
Věci, které zazněly na workshopu a nejsou automatizace, nebo je nelze rozhodnout z tohoto dokumentu. Doporučuji je probrat samostatně.
Technologická implementaceRámec odpovědnosti, testování, údržba, právní kontakt
Pokud implementaci nabídnete pod svou značkou, přibude testování, údržba po aktualizacích, otázka, kdo platí opravu, a právní odpovědnost za software. Kvalitní řešení pro klienta často vyjde jako custom vývoj a z toho se snadno stane druhý byznys. Navrhuji zkusit to nejdřív na jedné reálné zakázce a rámec nastavit podle ní.
Káťa nabídla kontakt na právní kancelář pracující se startupy, která by mohla poradit i s rámcem implementace.
Marketingová strategie a cesta klientaStřípky bez návaznosti, konverze workshopů, cesta po webináři
Workshopy přitahovaly lidi, kteří do akademie nepřešli, online akademie byla zrušena a marketing byl před prázdninami zastaven. Hanka je ochotná cestu klienta přepsat. Dokud strategie není, nemá smysl stavět recyklaci obsahu ani webináře a není jasné, co nabídnout účastníkům webinářů dál.
Hanka počítá se seniorním marketérem na půl nebo čtvrt úvazku, případně s mladším člověkem na mailing.
Nábor a výchova lektorůProfil stavař + AI + facilitace, setkání v lednu, školy
Najít stavaře, který umí AI a umí učit, je pravděpodobně největší omezení růstu. Z workshopu vyplývá několik cest: výchova lektorů z vlastních akademií, dvojice rolí (provázející lektor a odborný specialista), lektorské workshopy a spolupráce s vysokými školami. Stavebnictví se za čtyři měsíce naučit nedá, lektorské dovednosti ano.
Finanční řízení a hodnota firmyCashflow, výhled, model čísel
Chybí sledování cashflow, výhled a model hodnoty firmy. Hanka stav označuje jako nevyhovující a chce s čísly pracovat. Není to automatizace, ale předpoklad pro rozhodnutí o růstu a prodejnosti.
Pravidla komunikačních kanálůCo patří do e-mailu, chatu a WhatsAppu
Prerekvizita pro úkoly, zápisy i evidenci. Je to rozhodnutí lidí, ne technika, a patří do první fáze.
Kalendáře a dostupnostGoogle osobní a pracovní, Teams, pravidla pro blokace
Dnes se kalendáře přepínají a Teams se nepropisuje. Nejdřív je potřeba dohodnout, co je blok a co volno, a teprve potom propojovat.
Smlouvy s lektory a externistyVzory, storno podmínky, smlouva s Káťou
Vzor smlouvy s klienty existuje a prošel právníkem. Chybí vzory pro lektory, externisty a Káťu a storno podmínky klienta je potřeba promítnout i do smluv s lektory.
Metodika a aktualizace modulůOsm až devět modulů, aktualizace často noc před školením
Metodika zůstává u Martina. Automatizace může pomoct s příklady, ne s tím, co a jak učit. Otázka je, jak často aktualizovat a jak to dát lektorům s předstihem.
Web a technické možnostiNabídky pod heslem, publikace, návaznost na evidenci
Než se rozhodne o publikaci nabídek a navázání webu na evidenci, je potřeba ověřit technické možnosti s webovým vývojářem.